Acerca de COOPI
COOPI Cooperazione Internazionale es una ONG laica e independiente, fundada en Milán en 1965. Lleva a cabo proyectos de desarrollo para contribuir a la lucha contra las desigualdades y programas de emergencia para apoyar a las personas afectadas por desastres naturales o conflictos. Actualmente, COOPI está presente en 33 países de África, Oriente Medio, América Latina y Caribe.
Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela y, a partir de julio de 2020, inicia un programa regional que se implementa en asociación con organizaciones venezolanas y en coordinación con instituciones locales e internacionales, en el marco de los planes de respuesta vigentes. En los últimos años COOPI ha ampliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos financiados por distintos donantes en Caracas, Sucre, Delta Amacuro, Bolívar y otros estados del país, en los sectores de protección, salud, WASH, ambiente, seguridad alimentaria, fortalecimiento institucional y respuesta a emergencias.
En el marco del crecimiento y diversificación de su portafolio, COOPI Venezuela busca reforzar la gestión de subvenciones y alianzas mediante una función especializada que asegure el seguimiento contractual, la calidad y oportunidad de los procesos de reporting y formulación, y una coordinación eficaz con socios de los consorcios actuales y donantes.
Objetivo/descripción del puesto
Bajo la supervisión de la Coordinación País y con acompañamiento funcional de la Coordinación de Programas, el/la Gerente de Socios y Subvenciones será responsable de asegurar la gestión coordinada del portafolio de subvenciones y alianzas de COOPI Venezuela, garantizando el seguimiento oportuno de obligaciones contractuales, propuestas, modificaciones, reporting y procesos de coordinación con socios.
El puesto actuará como punto focal para la planificación y seguimiento de los principales procesos de gestión de subvenciones, facilitando la coordinación entre Programas, Operaciones, Administración, MEAL, Jefes/as de Proyecto, socios, Coordinación Regional y Sede.
Asimismo, apoyará en la coordinación institucional y contractual del Consorcio ÍNTEGRAS y de futuras alianzas o consorcios en los que COOPI ejerza funciones de liderazgo, adaptando el nivel de coordinación a la complejidad y características de cada alianza.
La posición se coordinará estrechamente con Programas, los equipos de proyecto y Administración País, articulando sus respectivos aportes para asegurar una gestión coherente, oportuna y alineada con los compromisos asumidos con donantes y socios.
Áreas de responsabilidad
Gestión del portafolio de subvenciones:
- Mantener actualizado un calendario consolidado de obligaciones contractuales, reportes, modificaciones, auditorías, entregables y principales hitos de todos los proyectos de la misión.
- Dar seguimiento a los plazos y responsabilidades asociados a cada subvención, alertando con suficiente anticipación sobre entregables y riesgos de incumplimiento.
- Asegurar la adecuada circulación de información entre Jefes/as de Proyecto, Programas, Operaciones, Administración, MEAL, Coordinación País, Región y Sede.
- Mantener organizados y accesibles los principales documentos contractuales, versiones aprobadas, modificaciones, comunicaciones con donantes y documentación relevante para la gestión de cada subvención.
- Apoyar la interpretación y difusión interna de requisitos contractuales y lineamientos de los donantes.
- Identificar oportunamente riesgos de cumplimiento, reporting o gestión contractual y escalarlos a las funciones responsables.
Reporting y seguimiento contractual:
- Coordinar el calendario y proceso de preparación de informes narrativos intermedios y finales.
- Solicitar y consolidar los aportes de Jefes/as de Proyecto, equipos técnicos, MEAL, Administración y socios.
- Revisar la coherencia, integridad y consistencia de los informes antes de su validación por Programas y Coordinación País.
- Asegurar la coherencia entre información narrativa, indicadores, ejecución operativa y datos financieros, en coordinación con las áreas responsables.
- Dar seguimiento a comentarios y solicitudes de aclaración de donantes hasta su cierre.
- Mantener control de versiones y trazabilidad de los principales documentos enviados y aprobados.
- Coordinar la revisión y consolidación de informes y otros entregables, articulando la validación técnica con Programas y los equipos técnicos, y la validación financiera con Administración País.
Formulación y modificaciones de proyectos:
Coordinar, en estrecha articulación con Coordinación País y Programas, los procesos de preparación de nuevas propuestas, notas conceptuales y expresiones de interés.
Establecer cronogramas de formulación, distribuir responsabilidades y asegurar la entrega oportuna de los distintos componentes.
Consolidar los aportes de Programas, MEAL, Administración, Operaciones, equipos de proyecto y socios.
Asegurar la coherencia entre narrativa, marco lógico, indicadores, cronograma, plan operativo y presupuesto.
Coordinar los procesos de modificación contractual, extensiones, realineamientos, adendas y reprogramaciones.
Preparar o consolidar las justificaciones y documentación requerida por donantes.
Mantener actualizada la información sobre oportunidades de financiación y apoyar a Coordinación País y Programas en la planificación del pipeline de propuestas.
Apoyar la formulación de nuevas propuestas a partir de las prioridades estratégicas y orientaciones técnicas definidas por Coordinación País y Programas, asegurando su adecuada traducción en los documentos de proyecto.
Gestión de socios y alianzas:
Mantener una visión consolidada de los socios institucionales, co-solicitantes, co-partners y organizaciones implementadoras vinculadas a los proyectos de COOPI.
Facilitar la coordinación contractual y documental con socios durante formulación, implementación, reporting y cierre.
Dar seguimiento a acuerdos de partnership, calendarios de reporting y otras obligaciones de los socios, en coordinación con Administración y los responsables de proyecto.
Facilitar procesos de due diligence, documentación institucional y seguimiento de capacidades cuando corresponda.
Identificar dificultades recurrentes en la gestión de alianzas y proponer medidas de mejora.
Contribuir al fortalecimiento de herramientas y procedimientos internos de COOPI para la gestión de socios.
Coordinar con los/las Jefes/as de Proyecto el seguimiento de los socios implementadores en los aspectos contractuales, documentales y de reporting, articulando los requerimientos del grant con la gestión operativa del proyecto.
Apoyo a consorcios y alianzas:
- Apoyar la gestión de consorcios y alianzas en los aspectos vinculados a grants, reporting, propuestas, modificaciones y obligaciones contractuales.
- Facilitar la consolidación de aportes de socios y equipos internos para propuestas, informes y otros entregables conjuntos.
- Dar seguimiento a compromisos, plazos y requerimientos documentales vinculados a subvenciones gestionadas en consorcio.
- Apoyar, junto con Coordinación País y Programas, los procesos de formulación y gestión contractual con donantes y socios.
Coordinación interna y calidad de la gestión de subvenciones:
- Trabajar estrechamente con Programas para asegurar la coherencia técnica y programática de propuestas, modificaciones e informes.
- Coordinar con Operaciones y los equipos de proyecto el seguimiento de avances, hitos y riesgos de implementación relevantes para las obligaciones contractuales.
- Coordinar con Administración la preparación de presupuestos, modificaciones financieras, informes y seguimiento de requisitos administrativos.
- Coordinar con MEAL la disponibilidad y consistencia de indicadores, medios de verificación y resultados reportados.
- Promover herramientas comunes para calendarios, reporting, seguimiento contractual y archivo.
- Facilitar reuniones de lanzamiento, revisión y cierre de subvenciones cuando resulte necesario.
- Contribuir a identificar aprendizajes y mejoras en los procesos de gestión de subvenciones de la misión.
Relación con donantes y representación:
- Mantener, por delegación de la Coordinación País, comunicación operativa con donantes sobre reporting, modificaciones, aclaraciones y procesos contractuales.
- Apoyar en la preparación de reuniones, revisiones y visitas de donantes asegurando la disponibilidad y coherencia de la información requerida.
- Apoyar a Coordinación País y Programas en reuniones de seguimiento, negociación y diseño de nuevas intervenciones.
- Representar a COOPI en espacios relacionados con gestión de subvenciones y partnerships cuando sea requerido.
Actividades complementarias:
- Promover el cumplimiento de las políticas, procedimientos y Código Ético de COOPI.
- Contribuir a un ambiente de trabajo colaborativo y a una comunicación fluida entre departamentos.
- Apoyar el fortalecimiento de capacidades de equipos y socios en gestión de subvenciones, reporting y requisitos de donantes.
- Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto y que sean solicitadas por la Coordinación País, según contexto y necesidades de la intervención.
Perfil deseado
Profesional con experiencia sólida en gestión de subvenciones, formulación de propuestas, reporting y gestión de alianzas en organizaciones humanitarias o de cooperación internacional. Se busca un perfil altamente organizado, con capacidad para manejar simultáneamente distintos donantes, proyectos y plazos, coordinar aportes de múltiples departamentos y socios y producir documentos de elevada calidad.
ESENCIALES
- Título universitario en Cooperación Internacional, Relaciones Internacionales, Ciencias Sociales, Administración, Economía, Derecho o áreas relacionadas.
- Al menos 5 años de experiencia relevante en cooperación internacional o acción humanitaria, incluyendo experiencia demo...