À propos de MCA – Côte d’Ivoire Régional
Le Millennium Challenge Account (MCA-Côte d’Ivoire Régional), en collaboration avec le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire (GoCI) et le Millennium Challenge Corporation (“MCC”) du Gouvernement des États-Unis d’Amérique, met en œuvre un projet dans le cadre du Compact d’un montant de 322,5 millions de dollars. Ce programme vise à renforcer la sécurité énergétique régionale, à réduire les coûts de l’énergie et à favoriser l’accès à une électricité fiable et abordable en Afrique de l’Ouest, en améliorant la capacité de la Côte d’Ivoire à échanger de l’électricité sur le marché régional.
Objectif du poste
Le Spécialiste Parc Auto, rattaché au service des Moyens Généraux de la Direction Administrative et Financière (DAF) et placé sous la supervision du Manager Moyens Généraux, est chargé d’organiser, de gérer et de suivre l’ensemble du parc automobile du MCA-Côte d’Ivoire Régional, afin de garantir la disponibilité, la sécurité et l’utilisation rationnelle des véhicules au service des activités du siège et des missions sur les sites du Projet régional de l’électricité.
À ce titre, il assure la planification des déplacements, la maintenance des véhicules, la gestion du carburant, ainsi que l’encadrement direct des chauffeurs et la tenue des registres d’utilisation et d’inventaire, dans le respect des procédures administratives du MCA, des directives de la MCC (passation de marchés, gestion des biens, santé et sécurité au travail) et de la réglementation ivoirienne. Il travaille en étroite collaboration avec le Spécialiste Moyens Généraux, l’Assistant(e) Administration/Réception, le service Finances et Budget, la Direction de la Passation des Marchés (DPM) et la Direction de la Performance Environnementale et Sociale (DPES), au service de l’ensemble des directions du MCA-CI Régional.
Principales responsabilités
A. Gestion du parc automobile et des déplacements professionnels
- Élaborer, mettre en œuvre et actualiser les procédures de gestion du parc automobile conformément au Manuel des procédures administratives du MCA-CI Régional et aux directives de la MCC.
- Planifier et coordonner les déplacements du personnel, des consultants, des visiteurs officiels et des missions de la MCC, au siège et sur les sites du Programme.
- Manager l'équipe des chauffeurs en assurant la planification des activités, la gestion des rotations et permanences, le suivi de la discipline, l'évaluation des performances et le développement des compétences.
- Assurer l'affectation optimale des véhicules et veiller à leur utilisation efficace, sécurisée et conforme aux besoins opérationnels.
- Organiser et superviser la maintenance préventive et corrective des véhicules, assurer le suivi des réparations et contrôler la qualité des prestations fournies.
- Gérer l'approvisionnement en carburant, suivre les consommations et veiller à la justification des dépenses associées.
- Assurer le suivi des indicateurs de gestion de flotte (kilométrage, consommation, disponibilité, coûts d'exploitation) et produire des analyses permettant d'optimiser les ressources.
- Garantir la conformité administrative et réglementaire des véhicules (assurances, immatriculations, visites techniques, cartes grises et autres autorisations requises).
- Gérer les sinistres et accidents, assurer les déclarations auprès des parties concernées et suivre les dossiers jusqu'à leur clôture.
- Veiller au respect des règles de sécurité routière, de santé-sécurité au travail et à la bonne application des procédures de prévention des risques.
- Contribuer à la préparation des spécifications techniques, des dossiers d'acquisition et au suivi des contrats relatifs aux véhicules, carburants, assurances et prestations de maintenance.
- Préparer, suivre et contrôler le budget de fonctionnement du parc automobile et proposer des mesures d'optimisation des coûts.
- Veiller à l'utilisation exclusivement professionnelle des véhicules et prévenir tout usage abusif, fraude ou gaspillage.
B. Support administratif
- Gérer et assurer le suivi des contrats-cadres relatifs aux voyages, aux locations de véhicules, aux services généraux et aux prestations logistiques.
- Assurer le suivi budgétaire des contrats-cadres relevant de son périmètre, contrôler la consommation des budgets, anticiper les besoins de renouvellement et produire des analyses périodiques afin de garantir une utilisation optimale des ressources et la maîtrise des coûts.
- Organiser les voyages professionnels du personnel, des consultants et des visiteurs, notamment les réservations de transport, d'hébergement et les formalités logistiques associées.
- Planifier et coordonner la réservation des salles de réunion, ateliers, formations et événements du Programme.
- Superviser les fournisseurs de services généraux et veiller au respect des engagements contractuels et des niveaux de service attendus.
- Assurer la gestion des stocks de fournitures et consommables ainsi que le suivi de leur approvisionnement.
- Tenir à jour l'inventaire des biens, équipements et immobilisations du Programme et réaliser les contrôles physiques périodiques.
- Assurer le suivi, le marquage, la traçabilité et la bonne conservation des actifs conformément aux exigences du MCA-CI Régional et de la MCC.
- Coordonner les opérations d'installation, d'aménagement et de réaménagement des espaces de travail.
- Préparer et suivre les demandes d'achats, les bons de commande, les contrats et les factures relevant de son périmètre de responsabilité.
- Produire des rapports périodiques sur la gestion de la flotte, des actifs et des moyens généraux, assortis de recommandations d'amélioration.
- Garantir le respect des procédures administratives, logistiques, de santé-sécurité ainsi que des politiques et directives de la MCC.
- Contribuer à la préparation des opérations de transfert, de cession ou de disposition des actifs à la clôture du Compact, conformément aux directives applicables.
- Exécuter toute autre tâche confiée par la Direction de MCA-CI Régional afin de contribuer à la réussite du Projet régional de l’électricité et à l’atteinte des objectifs du Compact.
Compétences requises
- Licence (Bac + 3) minimum en logistique, transport, gestion, administration ou dans tout autre domaine pertinent ; un diplôme en mécanique automobile ou une certification en gestion de flotte constitue un atout.
- Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion de parc automobile ou de la logistique des transports, dont une expérience avérée dans l’encadrement d’une équipe de chauffeurs.
- Expérience au sein de projets ou d’organisations financés par des bailleurs de fonds (MCC, Banque mondiale, BAD, USAID, agences des Nations Unies ou institutions similaires) ; une expérience dans le secteur de l’énergie ou des infrastructures constitue un atout.
- Gestion des services généraux et de l'administration
- Gestion des contrats et des fournisseurs
- Suivi budgétaire et contrôle des coûts
- Bonne connaissance des techniques d’entretien et de maintenance des véhicules, notamment des véhicules tout-terrain (4x4) utilisés pour les missions de terrain.
- Expérience avérée dans la mise en place et l’utilisation d’outils de suivi de flotte (registres, tableaux de bord, logiciels de gestion de parc, systèmes de géolocalisation).
- Bonne connaissance de la réglementation ivoirienne en matière de circulation routière, d’assurance automobile et de formalités administratives des véhicules.
- Connaissance des règles de sécurité routière et de santé et sécurité au travail ; une formation en conduite défensive constitue un atout.
- Notions en gestion budgétaire, gestion des stocks et des immobilisations, et en procédures de passation de marchés.
- Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook) et capacité à produire des rapports clairs et chiffrés.
- Permis de conduire valide (catégorie B au minimum) ; la connaissance du réseau routier de la Côte d’Ivoire constitue un atout.
- Grand sens de l’organisation, de l’intégrité et de la rigueur, aptitude à encadrer une équipe et capacité à travailler sous pression et en dehors des heures normales si nécessaire.
- Rédaction de rapports et tableaux de bord
- Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral ; la maîtrise de l’anglais constitue un atout.