Objetivo del trabajo
El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, conforme a las políticas y procedimientos logísticos de ACTED.
Cadena de mando
Bajo la autoridad de:
- Director País / Regional
- Encargo del departamento de Logística
- Responsable directo y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED - REACH en Colombia y Venezuela.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;
- Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;
- Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;
- Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.
- responsable de la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.
- Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;
- Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales;
- Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
- DEBERES Y RESPONSABILIDADES
- Compras
- Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contrato para revisión/ firma del supervisor/a directa;
- Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;
- Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.
- Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
- Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.
- Gestión del inventario
- Responsable de la gestión y mantenimiento de los inventarios;
- Responsable de la gestión a los procedimientos de recepción y envío de bienes;
- Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;
- Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario.
- Gestión de los Activos
- Elaboración y control de la lista de activos;
- Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;
- Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;
- Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;
- Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización.
- Reportes
- Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al responsable del departamento de Logística. .
- Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.
- Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.
- Transportes
- Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;
- gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.
- Responsable de la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno
- Comunicación interna
- Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;
- Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;
- Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.
- Habilidades interpersonales:
- Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto,
Competencias:
- Dinamismo • Lógica - Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
- Orientado a los resultados • Transparencia – alta atención al detalle - Alta capacidad de adaptación
PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS
- Educación universitaria en carreras como: administración logística, administración de empresas, o carreras afines.
- Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;
- Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
- Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país.
- Conocimientos y experiencia con sistemas operativos Microsoft Windows
CONDICIONES CONTRACTUALES:
• Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño.
- Lugar de trabajo: Oficina de Acted en Caracas.
- Honorarios profesionales según la escala de la organización.
- Prestación de Servicios de forma presencia y traslados frecuentes a zonas afectadas por el doblete
- sísmico.
- Caracas – Distrito Capital Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.
- Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Venezuela y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.