Antecedentes
RET está comprometido a trabajar en emergencias, en crisis prolongadas y en contextos frágiles para aliviar los sufrimientos más profundos, construir la resiliencia de las personas y mejorar su autosuficiencia.
Somos una de las ONG líderes en ofrecer soluciones a medida y programas pertinentes para reducir las brechas y responder a las necesidades y retos reales de las comunidades.
Asumimos un papel catalizador decisivo en el desarrollo sostenible. Nuestro objetivo es provocar un cambio positivo significativo que permita a jóvenes y mujeres jóvenes especialmente vulnerables tomar las riendas de sus vidas y hacer realidad sus derechos sociales y económicos.
Acompañamos a las personas, a los refugiados, a los retornados, a los desplazados internos y a las comunidades de acogida, adoptando los principios fundamentales de humanidad, imparcialidad, neutralidad e independencia.
En el marco de los proyectos que RET International implementa en Venezuela, se publica la posición de Oficial de Administración y Logística.
Descripción del puesto
Ubicación del puesto
La posición está basada en la Oficina Nacional de RET, ubicada en el Área Metropolitana de Caracas, con misiones frecuentes a terreno según las necesidades del proyecto.
Línea de Reporte
- El/La Oficial de Administración y Logística le reporta al Coordinador del Proyecto.
- Supervisa al Asistente Administrativo/a y personal de soporte operativo/logístico asignado al proyecto.
- Trabaja en estrecha y permanente coordinación con el/la Contador/a de RET Venezuela, el/la Gerente de Programas, los/as Oficiales de Monitoreo Local y el equipo técnico de Educación en Emergencias, Infraestructura y Seguridad.
Responsabilidades Específicas
Logística, Compras y Cadena de Suministro
- Garantizar la planificación, implementación, seguimiento y control de todas las actividades operativas y logísticas del proyecto en las seis zonas de intervención, asegurando el cumplimiento de las políticas internas de RET, las normas del donante y los lineamientos del Clúster de Educación.
- Elaborar, actualizar y dar seguimiento al Plan de Compras y Suministros del proyecto, asegurando su alineación con el presupuesto aprobado y el cronograma de ejecución del Plan de Trabajo.
- Coordinar los procesos de cotización, licitación, selección de proveedores, almacenamiento, inventario, transporte y distribución oportuna de kits educativos, insumos pedagógicos, kits de higiene y materiales para mejoras menores de WASH e infraestructura en los Espacios Educativos y de Bienestar (EEB) y escuelas priorizadas.
- Elaborar Términos de Referencia (TdR) y especificaciones técnicas para la contratación de bienes, servicios, transporte y obras menores de adecuación escolar, supervisando el cumplimiento de contratos, plazos, presupuestos y estándares de calidad.
- Mantener el control riguroso de inventarios y activos tangibles del proyecto mediante instrumentos estandarizados (Kardex, actas de recepción/entrega y reportes de stock), aplicando mecanismos transparentes de rendición de cuentas.
- Diseñar, coordinar y ejecutar la logística de misiones a terreno, transporte del personal y eventos institucionales (talleres, capacitaciones, reuniones comunitarias).
- Administrar la flota vehicular del proyecto (mantenimiento preventivo/correctivo, proveedores, disponibilidad y asignación), aplicando los criterios y protocolos de seguridad definidos por el/la Oficial de Seguridad y Acceso.
Gestión Administrativa y Soporte Operativo
- Planificar y supervisar la gestión administrativa, los servicios generales, mantenimiento de infraestructura de oficinas, suministros de computación y tecnología de la información de las oficinas vinculadas al proyecto.
- Garantizar la recopilación, verificación, organización y archivo seguro (físico y digital) de todos los expedientes administrativos, procesos de compra, cotizaciones, órdenes de pago, contratos y soportes probatorios del proyecto.
- Servir de enlace con el/la Contador/a de RET Venezuela, asegurando que las facturas y comprobantes recibidos cumplan con las exigencias formales y legales antes de su procesamiento, facilitando la información para los libros de compras y registros contables.
- Tramitar y supervisar el pago oportuno de servicios públicos, alquileres, proveedores y contratistas del proyecto, previa autorización de Finanzas, verificando su correcto trámite administrativo.
- Gestionar administrativamente las solicitudes de anticipos de viaje (Travel/Working Advance), dando seguimiento a su trámite y al cumplimiento de los plazos normativos establecidos para su legalización (Expense Report) ante Contabilidad.
Recursos Humanos y Salvaguarda
- Brindar soporte a la Coordinación de Proyecto en la administración de Recursos Humanos, incluyendo la custodia y actualización de los expedientes del personal local y consultores del proyecto.
- Supervisar la correcta elaboración y registro de la asistencia, control de hojas de tiempo (Time Sheets), solicitudes de permisos, licencias y saldo de vacaciones del equipo.
- Apoyar los procesos de reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal local vinculado al proyecto (Asistentes Administrativos, Oficiales de Monitoreo Local, consultores).
- Velar por el cumplimiento estricto del Código de Conducta, la Política de Protección contra la Explotación y el Abuso Sexual (PSEAH), la Salvaguarda de la Infancia y las Políticas Antifraude por parte de todo el personal, consultores y proveedores.
Seguridad y Gestión de Riesgos
Identificar y gestionar los riesgos logísticos y administrativos asociados a las actividades de campo, transporte y distribución, aplicando las medidas de mitigación acordadas con el/la Oficial de Seguridad y Acceso, quien define los protocolos de seguridad y los planes de contingencia.
Elaborar e informar periódicamente sobre el registro de riesgos logísticos y administrativos (Risk Register), proponiendo e implementando medidas proactivas de mitigación.
Garantizar que los datos administrativos, logísticos e inventarios del proyecto cuenten con respaldos periódicos y seguros (backups).
Responsabilidades Secundarias y Transversales
Representar a la organización por delegación en espacios de coordinación logística/administrativa con socios del consorcio, agencias de la ONU, ONGs y autoridades locales.
Contribuir a la transferencia de capacidades técnicas en compras, administración y logística hacia organizaciones aliadas y contrapartes locales.
Participar en la preparación de presupuestos u operaciones para nuevas propuestas de proyectos cuando le sea requerido.
Mantener la confidencialidad en el manejo de información sensible e institucional.
Cumplir con las tareas adicionales inherentes al cargo asignadas por la Coordinación de Proyecto o el/la Gerente de Programas.
Facilitar información técnica, programática y de resultados del proyecto, y apoyar el desarrollo de nuevas propuestas e iniciativas, aportando datos, evidencias, aprendizajes y otros insumos relevantes derivados de la implementación.
Adicionalmente, como todo el personal de RET
Trabajar con confianza e integridad y tener un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSEA y otros Manuales y Políticas Internas;
Trabajar en equipo para el logro de los objetivos institucionales
Manejar de forma transparente los recursos institucionales, cumpliendo con efectividad y eficiencia las tareas encomendadas.
Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrando habilidades de gestión y liderazgo;
Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;
Velar por la seguridad y mantenimiento de las instalaciones y los equipos;
Proponer alternativas de solución a los problemas que se presenten en el área de trabajo, desde una visión constructiva.
Calificaciones y requisitos
Formación y experiencia
- Título Universitario: Licenciatura en Administración, Logística, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carreras afines. Se valorará un posgrado o especialización en áreas afines.
- Experiencia: Mínimo de 3 a 5 años de experiencia progresiva comprobable en gestión logística, administración, compras y/o cadena de suministro.
- Experiencia previa en el sector de cooperación internacional, ONG internacionales o agencias del sistema de Naciones Unidas (altamente deseable).
- Experiencia en la ejecución de proyectos de respuesta a emergencias humanitarias y manejo de donantes multilaterales.
- Se requiere nacionalidad venezolana o permiso de trabajo vigente en Venezuela (indispensable).
- Fluidez oral y escrita en español (indispensable). Manejo del idioma inglés será considerado un valor agregado.
Competencias requeridas
- Conocimiento de la legislación venezolana en materia laboral, deberes tributarios formales, contrataciones y normativas comerciales.
- Familiaridad con estándares internacionales humanitarios (Normas Esfera, INEE, Protección de la Infancia).
- Manejo de sistemas informáticos de gestión (ERP, SAGA, GALAC o herramientas equivalentes).
- Dominio avanzado de la plataforma Office 365 (especialmente Excel, Word, PowerPoint, Outlook y Teams) y herramientas colaborativas en la nube.
- Manejo de instrumentos de control de inventario y almacenamiento (Kardex, formatos de stock).