Acted es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 40 países a nivel mundial. La misión de Acted es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. Acted opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica.
Acted se encuentra en la búsqueda de un/a asistente FLATS para integrarse a nuestro equipo en la misión de Venezuela.
El/la Asistente FLATS brindara soporte integral en la gestión administrativa, financiera y de logística, garantizando la transparencia en el uso de recursos y el cumplimiento de protocolos de seguridad, mientras se facilita la gestión del talento humano operativo para asegurar la continuidad de las actividades en terreno.
Funciones
Gestión Financiera, Administrativa y de Transparencia
- Ejecutar y consolidar mensualmente los reportes de gastos, asegurando la integridad de todos los soportes físicos y digitales.
- Elaborar proyecciones de flujo de caja mensuales para la planificación de recursos en la zona de operación.
- Garantizar la ejecución oportuna de pagos a proveedores locales.
Procura y Soporte Logístico
- Gestionar las solicitudes de compra y procuras de bienes o servicios siguiendo los lineamientos de la organización.
- Asegurar que los procesos de adquisición cumplan con los estándares de transparencia y rendición de cuentas.
Seguridad y Gestión de Acceso
- Monitorear e implementar las medidas de mitigación de riesgos en contextos de conflicto o acceso complejo.
- Reportar en tiempo real restricciones de movilidad o dificultades en las vías de distribución.
- Canalizar peticiones de apoyo técnico ante la unidad de acceso para facilitar la movilidad del equipo.
Gestión de Talento Humano (RRHH)
- Elaborar y verificar las cuentas de cobro del personal para la gestión efectiva de sus honorarios profesionales.
- Liderar el proceso operativo de reclutamiento y selección del personal "on-call" para cubrir necesidades puntuales en terreno.
- Asegurar que todo el personal de la base conozca, comprenda y aplique las políticas de Acted.
- Gestionar de manera integral las pólizas de seguro: afiliación y anulación, apoyo en el manejo de requerimientos, coordinación de espacios de inducción sobre el manejo de pólizas, entre otros.
- Garantizar la integridad y confidencialidad de los archivos físicos y digitales de administración y de RRHH, bajo los lineamientos de la organización.
- Atender y dar respuesta oportuna a los requerimientos, dudas o solicitudes administrativas presentadas por el staff.
- Además de las responsabilidades descritas anteriormente, el/la asistente se compromete a brindar apoyo y ejecutar cualquier otra actividad, tarea o requerimiento inherente a su cargo que sea solicitado por su supervisor directo o la dirección de la organización, con el fin de garantizar la continuidad, eficiencia y éxito de las operaciones en el terreno.
Perfil deseado
Requisitos
Obligatorios:
- Profesional universitario o estudiante de los últimos años en Administración, Contaduría o carrera afín.
- Mínimo dos (2) años de experiencia en soporte administrativo – financiero, preferiblemente en el sector humanitario o en roles que combinen oficina y trabajo en terreno.
- Manejo avanzado de herramientas de reporte financiero y control de gastos.
- Conocimiento de procesos de procura y normativas de transparencia.
- Manejo de herramientas de Microsoft Office.
Competencias:
- Compromiso con la transparencia en el manejo de fondos y procesos de selección.
- Capacidad para la organización y priorización de actividades.
- Orientación al servicio: disposición para dar respuesta a los requerimientos con amabilidad, empatía y respeto, incluso en situaciones bajo presión.
- Capacidad de atención al detalle.
Condiciones
- Contrato de prestación de servicios bajo la figura de Honorarios Profesionales durante 3 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño.
- Lugar de trabajo: Oficina de ACTED en Carabobo
- Honorarios profesionales según la escala de la organización.
- Trabajo presencial y posibles viajes a las bases.
- Valencia – Estado Carabobo