1. Contexto de la Organización
Cesvi es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias y de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una acción benéfica temporal, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.
Desde el 2019, Cesvi está trabajando en Venezuela con iniciativas en el ámbito de protección de niños, niñas, adolescentes y mujeres en condición de alta vulnerabilidad, incluyendo sobrevivientes de abuso y explotación sexual, así como programas de salud sexual y reproductiva, agua, saneamiento e higiene (WASH) y recuperación temprana.
En alianza con el Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA), CESVI implementa el proyecto "Capacidades nacionales fortalecidas para la garantía de derechos sexuales y reproductivos y una vida libre de violencia a adolescentes y mujeres con discapacidad en Venezuela" (Proyecto ESA-87). En el estado Zulia, la intervención abarca cuatro (04) centros de salud en los municipios Maracaibo y San Francisco (Hospital Central Dr. Urquinaona, Maternidad Armando Castillo Plaza, Ambulatorio San Jacinto y Materno Infantil Rafael Belloso Chacín), contemplando un alto componente logístico para el desarrollo de talleres formativos (ToT y réplicas), dotación de centros de salud, procura de insumos médicos y coordinación operativa para el procesamiento de citologías.
2. Objetivo Principal del Puesto
Bajo la supervisión directa del/de la Coordinador/a de Proyecto en Zulia y en articulación funcional con el departamento de Logística de CESVI, el/la Asistente de Logística será responsable de brindar el soporte operativo, logístico y administrativo diario requerido para la ejecución oportuna de las actividades del proyecto UNFPA–CESVI en el estado Zulia. Sus funciones se concentran en la organización logística integral de los talleres de formación (ToT y réplicas), la gestión de traslados y hospedaje de facilitadores, el apoyo en los procesos de compras locales de insumos médicos, papelería y equipamiento, la distribución hacia los cuatro centros de salud priorizados y la coordinación logística de entrega y retiro de muestras citológicas con el laboratorio subcontratado, garantizando el cumplimiento de los procedimientos internos de CESVI y los estándares del donante.
3. Responsabilidades y Funciones Principales
Logística integral de talleres formativos (ToT y Réplicas) y jornadas
- Ejecutar la logística integral previa, durante y posterior a los talleres del Programa Formativo de Facilitadores/as (ToT) y las réplicas de transferencia en el estado Zulia, incluyendo el acondicionamiento de los espacios de capacitación y la verificación de servicios.
- Coordinar la procura, recepción, organización y distribución puntual de los refrigerios (desayunos, almuerzos y meriendas) para los participantes, facilitadores y equipo técnico, garantizando siempre la provisión de agua potable embotellada, café y bebidas preempacadas (no de preparación casera), en estricto cumplimiento de las directrices de UNFPA.
- Gestionar y controlar el inventario de los materiales complementarios de higiene y servicio requeridos para las jornadas formativas (mantelería, servilletas, dispensadores de gel antibacterial, kits de limpieza para baños, papel sanitario, jabón líquido y toallas de papel). El titular es responsable de monitorear el consumo de las existencias y emitir alertas tempranas de reposición, garantizando la notificación oportuna al departamento de logística para activar los procesos de procura y evitar quiebres de stock durante las actividades del proyecto.
- Organizar, armar y entregar los kits de material de trabajo para los usuarios (carpetas, libretas, bolígrafos, manuales, guías, agendas, formatos de pre/post test) y materiales de facilitación y visibilidad (papel bond/rotafolios, marcadores permanentes y acrílicos, pendones, afiches y folletos).
- Gestionar la logística de viajes, boletos aéreos/terrestres, hospedaje, alimentación (cenas/viáticos) y transporte terrestre local e interurbano tanto para los/las facilitadores/as como para el traslado de participantes de los talleres.
- Apoyar en sala el registro logístico de los asistentes, la recolección de firmas en las planillas de asistencia y demás requerimientos operativos solicitados por la coordinación del proyecto y el punto focal de UNFPA.
Apoyo a adquisiciones, procura local y seguimiento de proveedores
- Apoyar en la ejecución de los procesos de adquisición en el estado Zulia conforme a los procedimientos de compras de CESVI: realización de sondeos de mercado, recolección de cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos preliminares y preparación de Solicitudes de Compra (PR) y Órdenes de Compra (PO).
- Apoyar la procura local y verificación de especificaciones técnicas de los insumos requeridos por el proyecto, incluyendo: espéculos vaginales desechables estériles, materiales para toma de citologías, materiales de papelería e impresión, y equipos informáticos/mobiliario (computadores, impresoras, tóner, sillas) destinados al fortalecimiento de los centros de salud
- Hacer seguimiento continuo a los pedidos y contratos de servicios en curso ante proveedores locales (catering, hoteles, transporte, imprentas y laboratorio de anatomía patológica), verificando el cumplimiento de plazos de entrega y reportando de inmediato cualquier desviación.
- Realizar la recepción física de bienes e insumos, verificando cantidades y calidad contra la Orden de Compra (PO) y la nota de entrega del proveedor, y elaborar las Notas de Recepción de Bienes (GRN).
- Preparar, foliar y archivar de manera completa los expedientes de compras y servicios con toda su documentación de soporte (cotizaciones, PO, GRN, facturas fiscales vigentes, notas de entrega y actas de recepción) para validación de Logística y Administración.
Distribución a centros de salud y logística del componente de citologías
- Coordinar y ejecutar la entrega física de materiales de toma de muestras, espéculos, papelería y equipos en los cuatro (04) centros de salud priorizados en Zulia (Hospital Central Dr. Urquinaona, Maternidad Armando Castillo Plaza, Ambulatorio San Jacinto y Materno Infantil Rafael Belloso Chacín), asegurando la firma de las notas de entrega y la toma de fotografías de respaldo.
- Ejecutar la programación logística con cada centro de salud y con el laboratorio de anatomía patológica subcontratado para la entrega periódica del material de citologías, el retiro oportuno y seguro de las muestras citológicas tomadas en los centros para su procesamiento, y la posterior entrega física de los reportes de resultados en cada establecimiento de salud.
- Apoyar al/a la Coordinador/a de Proyecto y a la contraparte de UNFPA en la logística de traslado, recepción y control documental de los insumos de Salud Sexual y Reproductiva (implantes subdérmicos, anticonceptivos inyectables, kits de condones) distribuidos a los centros.
Control de existencias, transporte y archivo documental
- Llevar el registro y control físico actualizado de las existencias de insumos médicos, papelería, kits de talleres y materiales de visibilidad resguardados en el estado Zulia, asegurando que toda entrada y salida cuente con su respectivo soporte firmado.
- Coordinar los servicios diarios de transporte terrestre contratados para las movilizaciones del equipo del proyecto, facilitadores e intérpretes de lengua de señas hacia los centros de salud y sedes de capacitación, llevando el control de bitácoras y soportes de viajes.
- Mantener el archivo físico y digital de la documentación logística ordenado, escaneado y cargado en las carpetas institucionales conforme a la nomenclatura y estándares de auditoría de CESVI.
- Cumplir estrictamente con los protocolos de seguridad operativa en los desplazamientos y con las políticas institucionales de salvaguarda y prevención de la explotación y el abuso sexual (PSEA).
4. Perfil Requerido
- Título Técnico Superior Universitario (TSU) o Licenciatura/Ingeniería en Logística, Administración, Ciencias Gerenciales, Ingeniería Industrial o áreas afines.
- Mínimo 2 años de experiencia comprobada en funciones de logística, compras locales, organización de eventos/talleres, control de inventarios y distribución de insumos, preferiblemente en Organizaciones No Gubernamentales (ONG) o proyectos humanitarios.
- Conocimiento práctico de procesos de procura local (solicitud de cotizaciones, órdenes de compra, recepción de bienes, facturación fiscal y armado de expedientes de auditoría).
- Experiencia en la coordinación logística de talleres formativos, servicios de alimentación/refrigerios, hospedaje y transporte de personal.
- Se valorará positivamente experiencia previa en el manejo logístico o distribución de insumos médicos/sanitarios y relacionamiento con centros de salud.
- Manejo intermedio del paquete Microsoft Office, especialmente Excel (control de inventarios, matrices de seguimiento de compras y tablas dinámicas básicas).
- Alto sentido de integridad, orden documental, atención al detalle y capacidad para trabajar bajo presión cumpliendo plazos estrictos.
- Residencia indispensable en el estado Zulia (Maracaibo o San Francisco) y plena disponibilidad para desplazarse diariamente a los centros de salud y sedes de actividades del proyecto.
5. Salvaguarda y Políticas Institucionales
CESVI tiene un enfoque de tolerancia cero ante cualquier daño o explotación de un niño o adulto vulnerable por parte de cualquiera de nuestros empleados, personas relacionadas o socios.
El compromiso de CESVI de ser una organización segura c...