Objetivo General
- En coordinación con el Departamento de Logística de ACTED en Caracas, brindar apoyo específico y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos ACTED Colombia y Venezuela.
- OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;
- Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;
- Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;
- Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED.
- Contribuir a la correcta gestión del inventario de insumos y bienes.
- Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;
- Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales e internacionales;
- Realizar cualquier otra actividad logística, de seguridad, administrativa, de gestión documental, inventario y/o financiera de proyectos que le sean asignadas.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Compras
- Apoyar al área logística de ACTED con procesos de compras para proyectos, incluyendo la elaboración de órdenes de compra, obtención de cotizaciones y redacción de memos y contratos para revisión/ firma del supervisor/a directa;
- Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;
- Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por ACTED.
- Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
- Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.
Gestión del inventario
En coordinación con el Oficial de Logística ACTED,
- Apoyo con la gestión y mantenimiento de los inventarios;
- Contribuir a los procedimientos de recepción y envío de bienes;
- Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;
- Asegurarse que los equipos usan correctamente los formatos de inventario. Gestión de los Activos
- Elaboración y control de la lista de activos;
- Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;
- Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;
- Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;
- Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la organización. Reportes
- Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al Oficial de Logística Pais ACTED. -
Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED.
- Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.
Transportes
- Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno o en la capital, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;
- En coordinación con ACTED, gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de las misiones.
- apoyar con la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno. Comunicación interna
- Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;
- Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos;
- Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios.
Habilidades interpersonales
- Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto
Competencias:
- Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
- Orientado a los resultados • Transparencia.
PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS
- Educación técnica, tecnológica, egresado en administración logística, administración de empresas, o carreras afines.
- Mínimo cuatro (4) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;
- Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
- Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país**.**
CONDICIONES CONTRACTUALES:
- Contrato por prestación de servicios por 2,5 meses, con posibilidades de prorrogas según desempeño y financiamiento.
- Ciudad de Caracas – Venezuela.